بررسی فرآیند تسهیل صدور حکم بازنشستگی
مستند سازی فراز و فرودهای صدور حکم بازنشستگی و ارائه توصیه های کاربردی
حکم بازنشستگی در ظاهر تنها برگه ای است که به پاس چندین سال خدمات سازمانی یه فرد تقدیم می شود. صدور این حکم، برقراری و تامین حقوق بازنشسته را می توان از مهمترین و اساسی ترین وظایف صندوق بازنشستگی دانست. تاریخ نظام صدور احکام و برقراری در صندوق بازنشستگی کشوری را می توان به چهار دوره تقسیم کرد. در طول این چهار دوره، استقلال دستگاهی سازمان، بهبود فرآیند ارسال پرونده و بررسی مستندات و صدور حکم، کوتاه شدن مدت برقراری، بهبود فرآیندهای نظارتی دقیق و استقلال اداری سازمان در امور مالی از جمله رویدادها و وقایع تاثیرگذار بوده است. با وجود همه پیشرفت های صورت گرفته، هنوز از ظرفیت ها و فرصت های ممکن به طور کامل استفاده نشده و حتی در دوران پسا تحول نیز باید منتظر دگرگونی های دیگری بود.
کلیدواژه: صدور حکم، صندوق بازنشستگی
ضرورت و اهداف پژوهش
یکی از مهمترین و اثرگذارترین عوامل بر کارایی و اثربخشی فعالیت ها و رویه ها، بهره گیری از اسلوبی است که با عنوان «مدیریت دانش» شناخته می شود. به بیان دیگر به نظر می رسد میتوان با مستندسازی ضابطه مند دانش (تجارب) شکل گرفته، زمینه افزایش کارایی و اثربخشی فعالیت ها و رویه ها را فراهم کرد. «صدور حکم بازنشستگی» را میتوان نماد و شاخصی مهم در زنجیره اصلی فعالیت صندوق قلمداد کرد که نتیجه نظام ها و فرآیندهای مختلف و متعدد است. در این اثر، با تمرکز بر تصمیم و سیاست مدیریت عالی صندوق مبنی بر تسهیل صدور حکم بازنشستگی، تلاش شده تا فراز و فرود این تصمیم مستندسازی شده تا از خلال آن توصیه هایی کاربردی برای موارد مشابه به دست آید.
تاریخ نظام صدور احکام و برقراری در صندوق بازنشستگی
صدور حکم بازنشستگی، برقراری و تامین حقوق بازنشسته را باید از مهمترین و اساسی ترین وظایف صندوق بازنشستگی دانست. تاریخ نظام صدور احکام و برقراری در صندوق بازنشستگی کشوری را میتوان به چهار بخش تقسیم کرد.
۱. عصر سنتی صدور احکام و برقراری
این دوران به دو دوره پیش از تشکیل سازمان بازنشستگی کشوری و پس از آن تقسیم می شود. در دوره اول تشکیل پرونده و انجام امور اشتغال و بازنشستگی افراد هر دو در اداره کل بازنشستگی پیگیری می شد؛ نوپایی مبحث بازنشستگی، فرد محوری، عدم استقلال اداره در امور مالی، عدم وجود فرآیندهای نظارتی دقیق، حاکمیت سیستم مبتنی بر اعتماد و تعداد کم بازنشستگان را می توان از ویژگی های مهم آن زمان دانست.
دوره دوم با ایجاد تحول در فرآیندها و انسجام در ساختارها همراه است. در این دوران حساسیت به شفافیت در کسور دریافتی افزایش می یابد، با این وجود پرونده های فرسوده و آلوده، بایگانی های نمور زیرزمینی و بایگانهای بیمار، زمانبر بودن ارسال پرونده و بررسی مستندات و صدور حکم، فرد محوری، هزینه بالای ارسال پرونده و … از مهمترین مشکلات این دوران به شمار می آیند. برقراری در این دوران چند ماه و در برخی موارد پیش از یک سال طول می کشد.
۲. عصر تحول
دوران سوم را باید عصر تحول نامید. مقطعی که می توان مهمترین رویداد آن را انتقال حساب ها از خزانه به سازمان برشمرد، اقدامی که با ایجاد استقلال اداری در امور مالی و امکان کنترل دریافت و پرداخت ها تاثیر شگرفی بر شفافیت مالی، محاسبات حقوق بازنشستگی و کوتاه شدن مدت برقراری داشت. مرور خلاصه پرونده و ارسال مدارک ضروری به جای ارسال کل پرونده، اجازه کارشناسان برای اصلاح رقم در صورت اشتباه بودن رقم حقوق محاسبه شده، بررسی پرونده در محل توسط نمایندگان سازمان و شکل گیری نمایندگی استانی از ویژگی های این دوران است. بدین ترتیب متوسط مدت زمان برقراری به زیر یک هفته می رسد تا دوران طلایی خود را به ثبت برساند.
۳. طلوع سیستماتیک صدور احکام
زمانبر بودن مکاتبات دستی، رفت و برگشت های طولانی و پرهزینه پرونده ها، افزایش تعداد بازنشستگان و … از جمله عواملی بودند که نیاز به سیستمی شدن را برجسته می کرد. این دوره در ادامه تحولات شکل می گیرد؛ همکاری با سازمان برنامه و بودجه در ثبت اطلاعات روی نوارهای مغناطیسی بزرگ آن زمان و ورود سیستم به بدنه سازمان، تغییر کاربری و ایجاد شرکت تخصصی برای پشتیبانی امور کامپیوتری و نرم افزاری، تهیه برنامه پارادوکس به عنوان بایگان اطلاعات و بهبود اطلاع رسانی به دستگاه ها از دیگر ویژگی های این دوران است.
۴. دوران کنونی
در این دوران با تقویت زیرساخت های سخت افزاری و نرم افزاری ارتباط با استان ها بر مبنای ویندوز و سپس وب شکل می گیرد. با ایجاد و تقویت نظام جامع صدور احکام، فرآیند صدور حکم سیستمی شده و دوره های آموزشی برای کارشناسان صندوق و دستگاه ها برگزار می شود و دستگاه ها با دریافت نام کاربری امکان ثبت مستقیم اطلاعات را پیدا می کنند. ویژگی دیگر سیستمی شدن صدور احکام در این دوران، کنترل خطاهای سیستمی است. در حوزه برقراری نیز اگرچه هوشمند سازی و توسعه تکنولوژی منجر به بهبود کلی فرآیندها و نتایج شده است اما هنوز فرد محوری ادامه دارد. دوران کنونی برای دستیابی به عصر مدرن نیازمند تحولاتی دیگر از جمله تکمیل سیستم شاغلین و بهبود تبادل اطلاعات با نهادهای قانونی و سایر صندوق های مرتبط است.
جنبه های موثر و مهم سازمان
مرور عوامل تعیین کننده در عملکرد سازمان بازنشستگی کشوری نشان میدهد که چهار عامل موثر در عملکرد سازمان عبارتند از:
- تعامل با دستگاه ها: تعامل با دستگاه ها جز جدایی ناپذیر نظام صدور احکام است که شامل مشاوره به دستگاه ها، تبادل اطلاعات در زمینه ارسال مدارک و اشتراک سامانه های اطلاعاتی با نهادها و سازمان های مشابه و ارسال زودتر مدارک در بحث محاسبات برقراری است.
- آموزش: آموزش به کارکنان صندوق و دستگاه ها همواره کمابیش مورد توجه مدیریت سازمان بوده است. در زمینه هایی چون ارسال مدارک، هماهنگی دستگاه ها با نظام پرداخت مستقیم، ثبت اطلاعات برخط و … نیاز به آموزش بیش از پیش احساس شده است.
- پایش و نظارت: در صندوق بازنشستگی کمیته ای با عنوان نظام پیشنهادها وجود دارد که تحولات و نیازهای روز مطرح و ابعاد آنان سنجیده میشود. نظارت های کارگروهی، گزارش های عملکردی سالانه و کنترل به وسیله خطاهای سیستمی از جمله روش های نظارت بر عملکرد سیستم است.
- فردمحوری دنباله دار: با وجود انجام مطالعات متعدد در گذر زمان در خصوص آسیب های ناشی از فرد محوری در واحدهای مختلف، این مسئله همچنان در صندوق به صورت برجسته ملاحظه می شود.
توصیه هایی برای آینده
برای دستیابی به عصر مدرن و استفاده کامل از ظرفیت ها و فرصت های موجود نیازمند تحولاتی دیگر از جمله موارد زیر می باشیم:
- ایجاد ساختار واحد ملی و یکپارچه سازی سیستم و اتصال برنامه های واحدهای سازمانی به منظور تسریع تبادل اطلاعات و افزایش کارایی؛
- تشکیل پرونده الکترونیک شاغلان از طریق ایجاد امکان دسترسی سیستمی به همه اطلاعات موردنیاز فرد با کد ملی و طراحی نرم افزار مبتنی بر وب برای ثبت اطلاعات؛
- تقویت تئوریک نیروها با اقداماتی نظیر تقویت دوره های آموزشی تئوریک حین خدمت و تشویق کارشناسان به فهم روابط علمی پشتوانه سیستم؛
- ایجاد نظام تشویق و تنبیه از طریق تقویت نظارت بر عملکرد و پیاده سازی فرآیندهایی که نتایج نظارت ها را به تشویق و تنبیه عملیاتی تبدیل کند؛
- تقویت تعامل با مدیریت و کارشناسان دستگاه ها از طریق ایجاد ثبات در واحدهای دستگاه های اجرایی و بهره گیری از نظام تشویق؛
- فرهنگ سازی و توجه به ابعاد حقوقی در مسئله اختلاف نظر میان صندوق و بازنشسته؛
- اصلاح محتوای محاسباتی در حوزه برقراری از طریق ایجاد نگاهی جامعتر به این حوزه و اعمال تاثیر حوزه های مختلف در زمان برقراری؛
- تمرکز بر وظایف اصلی با تقویت ساختاری صندوق و تبیین چارچوب های سازمانی در راستای محدود کردن عملکرد مدیران و کارشناسان در چارچوب اساسنامه؛
- کاهش مدت برقراری با مورد توجه قرار دادن مسائلی چون تغییر مکرر نگاه مدیریتی در گذر زمان، عدم ثبات در مدیریت ارشد صندوق، کمبود نیروی سازمان و عدم وجود انگیزه کافی برای نیروهای شرکتی و افزایش وظایف نامربوط که منجر به طولانی شدن این مدت شده بود.
جمع بندی
آلبوم تاریخ نظام صدور احکام و برقراری در صندوق بازنشستگی را می توان به چهار دوره تقسیم کرد. دوران اداره کل بازنشستگی و سپس دوران تشکیل سازمان بازنشستگی که با استقلال مالی هنوز وابستگی بالایی به خزانه داشته و فرآیندها مبتنی بر ساختار سنتی و دستی است. دوره سوم، عصر تحول و ورود سیستم به سازمان است که ابعاد مختلف سازمان متحول میشود. چهارمین دوره نیز عصر کنونی است که درحوزه هایی همچون ثبت اطلاعات، برقراری ارتباط آنلاین با نهادهای مرتبط و بهبود وضعیت نظارت و عملکرد اقدامات مفیدی انجام شده است؛ اما هنوز انجام امور به مقصود نهایی خود نرسیده است. توصیه هایی نیز در این گزارش ارائه شد که ایجاد ساختار واحد ملی، تشکیل پرونده الکترونیک شاغلان و تقویت تئوریک نیروها این جمله آنان است.
این مطالعه در موسسه راهبردهای بازنشستگی صبا توسط مسعود کسرایی نژاد انجام و در سال ۱۳۹۹ منتشر شده است.
