تاثیر هوشمندسازی فرایندها بر عملکرد دستگاه های نظارتی

نهادهای نظارتی یکی از ارکان حاکمیت محسوب می شوند و کارآمدی آن ها نقش بسزایی در کارآمدی دیگر اجزای نظام جمهوری اسلامی از جمله قانون گذاری، بودجه ریزی و اجرا دارد. از طرفی با تغییرات روزافزون و شکل گیری نیازهای جدید، بازنگری فرایندها شامل فرایندهای نظارتی به ضرورتی انکارناپذیر تبدیل شده است و به کارگیری ابزارها و شیوه های نوین، اهمیتی اساسی دارد. هوشمندسازی نظارت راهکاری اساسی برای رفع عمده مسائل وضع موجود دستگاه های عالی نظارتی است.

ضرورت و اهداف پژوهش

در وضعیت فعلی، نظارت هوشمند در سازمان های عالی نظارتی از جمله دیوان محاسبات و سازمان بازرسی عمدتا با روش ها و رویکردهای سنتی اجرا می شود و از سیستم های الکترونیکی تنها برای انتقال اطلاعات استفاده می شود. نظارت هوشمند در سطح دیوان محاسبات کشور به عنوان یک سازمان عالی نظارتی، می تواند به سرعت، دقت، صحت و جامعیت بیشتر در رسیدگی ها به کمک ماشین برای صیانت از بیت المال، اطمینان بخشی و افزایش اعتماد عمومی و نیز استقرار حکمرانی مطلوب در کشور کمک کند. از این رو در این پژوهش به بررسی روند نظارت در عمده دستگاه های عالی نظارتی در ایران و برخی از کشورها و مزایای هوشمند سازی دستگاه های عالی نظارتی پرداخته شده است.

بررسی عملکرد گذشته و تبیین وضع موجود

در حال حاضر روند نظارت در عمده دستگاه های عالی نظارتی از جمله دیوان محاسبات و سازمان بازرسی کل کشور به این صورت است که عمده نظارت این سازمان ها بر دستگاه های اجرایی مورد رسیدگی به واسطه افراد ناظر مستقر در دستگاه های اجرایی با عناوین حسابرس و بازرس صورت می گیرد. یک گروه نظارتی که به طور معمول وظیفه رسیدگی به چند دستگاه اجرایی را برعهده دارد، در مقاطع مختلف، اطلاعات مورد نیاز جهت رسیدگی را به دستگاه اجرایی اعلام می کند. معمولا پس از پیگیری های متعدد و گذشت زمان نسبتا زیاد، اطلاعات به گروه نظارتی ارائه می شود. سپس کمیت و کیفیت این اطلاعات مورد بررسی قرار می گیرد. در موارد قابل توجهی این اطلاعات به صورت ناقص و در برخی موارد حتی به صورت گمراه کننده ارائه می شود. همچنین دستگاه های نظارتی با یکدیگر و دیگر ذینفعان در ارتباط هستند که این ارتباطات نیز عمدتا غیرسیستمی است.

بخشی از آسیب ها، نقاط ضعف و محدودیت های روش فعلی نظارت در سازمان های عالی نظارتی و تعامل با دیگر ذینفعان به شرح موارد ذیل است:

• سرعت پایین رسیدگی؛
• عدم کشف و یا کشف دیرهنگام بسیاری از تخلفات و جرائم؛
• ضعف جدی در ممیزی کنترل های دستگاه های اجرایی؛
• دقت پایین داده های دریافتی؛
• وابستگی زیاد نتایج نظارت به توانمندی فردی ناظر؛
• موازی کاری زیاد موجود بین دستگاه های نظارتی عمدتا به دلیل نبود سامانه ای برای اطلاع به موقع و مناسب از خروجی های یکدیگر.

بررسی تجارب کشورهای منتخب

در این بخش مهم ترین تجارب سازمان های عالی حسابرسی کشورهای منتخب در ارتباط با هوشمندسازی ارائه می شود.

ژاپن

در ژاپن، هیئت حسابرسی از فناوری اطلاعات برای محاسبه، تجزیه و تحلیل، نمونه گیری و شبیه سازی داده های مختلف مربوط به حسابرسی استفاده می کند؛ بنابراین به حسابرسان اجازه می دهد نقاط و سایت های تمرکز را برای بررسی بیشتر شناسایی نمایند. همچنین هیئت حسابرسی ابزارهایی را برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل و ارتباطات داده ها در سایت های حسابرسی میدانی معرفی کرده است تا از پردازش سریع داده های مربوط به حسابرسی برای انجام ممیزی های میدانی به طور موثر و کارآمد اطمینان حاصل کند.

چین

حسابرسی در محیط فناوری اطلاعات در چین تحت هدایت نظریه سیستم ها به جای یک مفهوم فنی و روش شناختی در محیط اطلاعات محور، یک شیوه کاملا جدید در اندیشه و حسابرسی را به نمایش می گذارد و از حسابرسان می خواهد نهاد تحت سرپرستی را به عنوان یک سیستم در نظر گیرند، به طوری که همه اطلاعات این نهاد در حوزه حسابرسی و نظارت قرار گیرد. سپس حسابرسان از طریق تحلیل سیستم، مقایسه و مقابله، ضعیف ترین نقطه سیستم را پیدا، مشکل اصلی را شناسایی و وضعیت کلی را ارزیابی می کنند. همچنین این حسابرسی، ترکیبی از فناوری اطلاعات و حسابرسی است و عموما حسابرس ها افرادی مستعد در هر دو رشته هستند.

مالزی

در انجام حسابرسی های مالی و اعتباربخشی، از رویکرد “تکنیک ها و ابزارهای حسابرسی به کمک رایانه” (CAATTS) برای تجزیه و تحلیل داده ها با استفاده از نرم افزار حسابرسی مانند “زبان فرمان حسابرسی” (ACL) استفاده می شود. سازمان حسابرسی ملی مالزی برای تقویت بیشتر استفاده از تجزیه و تحلیل داده ها در فرایندهای حسابرسی خود، اکنون در حال توسعه یک “کاغذ کار الکترونیکی جامع” (EWP) جهت حسابرسی مالی برای دولت های فدرال و ایالتی، نهادهای قانونی فدرال و ایالاتی، مقامات دولتی محلی و همچنین صندوق های امانی است.EWP شامل سیستم مدیریت حسابرسی، برنامه ریزی حسابرسی، اوراق کاری، تجزیه و تحلیل ریسک، نمونه گیری، گزارش ها و همچنین خدمات برون سپاری است.

تاثیرات به کارگیری سامانه هوشمند

هوشمندسازی نظارت به عنوان راهکار اساسی برای رفع عمده مسائل وضع موجود سازمان های عالی نظارتی که پیش از این تبیین شد، پیشنهاد می شود. از این رو برخی از تاثیرات به کارگیری سامانه هوشمند نظارتی به شرح موارد ذیل است:

• افزایش سرعت نظارت: سامانه هوشمند نظارت کمک می کند تا بتوان با سرعت بالایی به اطلاعات دسترسی پیدا کرد و آن ها را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد. در این حالت می توان بخش مهمی از تخلفات را در بدو شکل گیری شناسایی نمود.
• کاهش هزینه های نظارت: با افزایش سرعت نظارت، در بلندمدت و به کمک سامانه های هوشمند هزینه های نظارت در حجم خروجی مشخص کاهش خواهد یاقت.
• سطح اتکای قابل قبول داده ها و اطلاعات: با توجه به اینکه عمده اطلاعات از طریق سامانه های اطلاعاتی دریافت می شود و این سامانه ها اعتبارسنجی خواهند شد، سطح اتکای داده ها و اطلاعات افزایش قابل توجهی خواهد داشت.
• ارتباطات سریع و قابل پیگیری با مردم: سرعت ارتباط با مردم در بستر سیستم هوشمند نظارت که دارای زیرسیستم هوشمند ارتباطات مردمی است، سریع خواهد بود و امکان پیگیری شکایات و گزارش ها در این بستر برای مردم فراهم می گردد.
• قابلیت رصد فرایندهای نظارت و تسهیل تقسیم کار: در بستر سیستم های هوشمند نظارتی، فرایندهای نظارت، قابلیت رصد بیشتری خواهند داشت و امکان تقسیم کار بیشتر خواهد بود.
• کشف به موقع عمده تخلفات و جرائم: در صورت کارکرد درست سامانه هوشمند، امکان کشف به موقع بسیاری از تخلفات و جرائم فراهم می شود.

الزامات هوشمند سازی

هوشمند سازی نظارت، الزامات و پیشران هایی دارد که عناصری زیرساختی هستند و فرایند هوشمندسازی حسابرسی را تسهیل می کنند. در واقع بدون اجرای این موارد، توفیق هوشمندسازی نظارت در دستگاه های نظارتی بعید به نظر می رسد.

• تربیت و جذب متخصصان مورد نیاز؛
• بازطراحی ساختار و فرایندهای سازمان نظارتی بر اساس الزامات هوشمند سازی؛
• دسترسی بر خط و به موقع به داده های دستگاه های اجرایی و سامانه های اطلاعاتی؛
• یکپارچه سازی سامانه های اطلاعاتی و مالی دستگاه های اجرایی.

جمع بندی

نهادهای نظارتی یکی از ارکان حاکمیت محسوب می شوند و کارآمدی آن ها نقش بسزایی در کارآمدی دیگر اجزای نظام جمهوری اسلامی از جمله قانون گذاری، بودجه ریزی و اجرا دارد. براین اساس به کارگیری ابزارها و شیوه های نوین در این حوزه اهمیتی اساسی دارد. در این راستا هوشمندسازی نظارت به عنوان راهکار اساسی برای رفع عمده مسائل وضع موجود سازمان های عالی نظارتی پیشنهاد می شود. هوشمندسازی نظارت سبب افزایش سرعت نظارت، کاهش هزینه های نظارت و ارتباطات سریع و قابل پیگیری با مردم می شود. از این رو اجرای هوشمندسازی نظارت، نیازمند اجرای الزامات و پیشران هایی همچون تربیت و جذب متخصصان مورد نیاز و یکپارچه سازی سامانه های اطلاعاتی و مالی دستگاه های اجرایی است تا فرایند هوشمندسازی حسابرسی را تسهیل کند.

این مطالعه در مرکز پژوهش های توسعه و آینده نگری توسط مصطفی مطلبی کربکندی در سال 1402 انجام شده است.